Sygnalista. Zgłoszenie naruszeń prawa

INFORMACJA DLA OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZEŃ O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH:

1.    Wdrożony w Urzędzie Gminy Siedlec system zgłaszania nieprawidłowości, umożliwia wszystkim uprawnionym osobom przekazanie informacji o ewentualnych naruszeniach prawa, procedur i standardów etycznych, w sposób bezpieczny i poufny, a także zapewnia ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym.
2.    Aby zgłosić nieprawidłowości i otrzymać status sygnalisty należy spełnić następujące warunki:
1)    być uprawnionym do przesłania takiego zgłoszenia, tzn. być:
•    obecnym lub byłym pracownikiem Urzędu Gminy (niezależnie od formy umowy),
•    kandydatem do pracy, stażystą lub wolontariuszem,
•    przedsiębiorcą, członkiem organu osoby prawnej lub osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
2)    Naruszenie musi dotyczyć zakresu spraw wymienionych w art. 2 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz art. 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
3)    Być przekonanym i mieć uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz że informacja taka stanowi informację o nieprawidłowościach.
3.    Zgłaszający nie będzie podlegał również ochronie jeżeli zgłasza:
1)    informacje nieprawdziwe w złej wierze;
2)    informacje o naruszeniu prawa, które zostały już zgłoszone na postawie przepisów odrębnych (w szczególności jako skarga lub zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa);
3)    naruszenia godzące wyłącznie w prawa zgłaszającego;
4)    naruszenia następują wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego;
5)    naruszenia dot. ochrony informacji niejawnych;
6)    naruszenia dot. tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu;
7)    naruszenie z innych dziedzin prawa niewymienionych w § 3 ust. 2;
8)    informacje anonimowe, z wyjątkiem art. 7 ust. 2 Ustawy.
4.    Urząd Gminy w Siedlcu zapewnia prawidłowe przestrzeganie praw sygnalistów tylko w przypadku zgłoszeń nieprawidłowości za pomocą kanału, które zostały formalnie przyjęte i zatwierdzone.
5.    Zgłoszenie można przesłać za pomocą dedykowanego systemu informatycznego Link do zgłoszenia https://app.esignaller.pl/breach/report/65066F836A8891BA75B7  . Kontakt oraz uzupełnienie informacji jest możliwe za pomocą dedykowanego oprogramowania. Zgłaszający, by mieć kontakt z Urzędem za pomocą dedykowanego systemu zobowiązany jest do zachowania unikalnych kluczy dostępu, które mu są przekazane podczas dokonywania zgłoszenia.
6.    Zgłaszający otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania. Informacje o podjętych działaniach i jego wynikach, Urząd Gminy przekazuje do Sygnalisty bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia wpływu zgłoszenia, zgodnie z przyjętym kanałem komunikacji.
7.    W przypadku ustalenia w wyniku analizy wstępnej lub w toku postępowania wyjaśniającego, że zgłaszający świadomie zatajał prawdę, działał w złej wierze, składał fałszywe zeznania – zgłaszający może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej, odszkodowawczej lub karnej. Odpowiedzialność porządkowa dotyczy tylko pracowników, a konsekwencje przewidziane są w Kodeksie pracy (łącznie z ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych i w konsekwencji z rozwiązaniem umowy o pracę bez jej wypowiedzenia). Odpowiedzialność odszkodowawcza dotycząca zgłoszeń, w których w następstwie doszło do wystąpienia szkody finansowej lub osobowej, regulowana jest przepisami powszechnie obowiązującymi. Odpowiedzialność karna dotyczy przypadków wskazanych
w przepisach powszechnie obowiązujących i w ustawie implementującej Dyrektywę.
8.    Dane osobowe: Administratorem Pani/a danych osobowych jest Gmina Siedlec z siedzibą ul. Zbąszyńska 17, 64-212 Siedlec adres e-mail: ug@siedlec.pl  tel. 68 384 85 21
We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO, może Pan/Pani kontaktować się z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora Inspektorem Ochrony Danych na adres e-mail: iod@siedlec.pl
Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z weryfikacją, rozpatrzeniem zgłaszanych przypadków naruszeń prawa oraz podjęciem stosownych działań, na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO (realizując zadania ustawowe),
- art. 6 ust. 1 lit. f w związku z ewentualnym dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami oraz
- art 9 ust. 1 lit a RODO - jeśli przekaże Pan/Pani, za wyraźną zgodę na przetwarzanie danych szczególnych kategorii, a także
- art. 10 RODO (w przypadku przekazania informacji dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa).
Pani/a dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem.
W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie uprawnionym podmiotom na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych w oparciu o stosowne umowy.
Na zasadach określonych w RODO przysługuje Pani/u:
a)    prawo dostępu do treści swoich danych,
b)    prawo do ich sprostowania, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym,
c)    prawo do ich usunięcia i/lub ograniczenia przetwarzania – przy czym prawo to przysługuje jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania,
d)    prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania.
Ponadto przysługuje Pani/u prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/a, że przetwarzanie Pani/a danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
Podanie danych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia.
Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany tak, by efektem tego przetwarzania było podejmowanie zautomatyzowanych decyzji, w tym w formie profilowania.

Zgłoszenia można dokonywać pod adresem: https://app.esignaller.pl/breach/report/65066F836A8891BA75B7